Dra. Sicrana é advogada, sócia de um pequeno escritório de Direito Empresarial, e vive o dilema de muitos profissionais tradicionais: entende profundamente sua atuação, mas entra em pânico diante de uma tela de login.
No início, o escritório funcionava no "modo artesanal". A secretária, Dona Fulana, era o sistema de gestão. Ela sabia onde estava cada processo, lembrava prazos de cabeça e tinha uma planilha que misturava cores, siglas e códigos que fariam qualquer auditor de compliance pedir férias antecipadas. Nada de sistemas, dashboards ou automações, apenas a eficiência meticulosa de uma secretária com experiência jurídica de mais de 30 anos, conhecedora dos clientes, dos prazos e até dos humores do Tribunal.
Tudo passava por Dona Fulana: audiências, contratos, lembretes, boletos, até a lista de compras do café. Ela não usava o Astrea, o Advbox, Promad nem qualquer outro software jurídico. Usava a memória e uma planilha no Excel com 27 abas e nomes como Controle_Atual_Final_OK_Rev03.xlsx.
Um dia, depois de uma avaliação no Google Business que insinuou que o escritório estava "na era das cavernas", sem WhatsApp e com clientes anônimos durante a ausência da secretária, Dra. Sicrana decidiu modernizar o escritório.
A decisão parecia sensata. O escritório cresceu, os clientes aumentaram, e Dona Fulana já estava próxima da aposentadoria. O caos começava a rondar; era uma tragédia anunciada. O problema é que ninguém sabia exatamente que tipo de sistema precisava, nem mesmo o que significava um "sistema jurídico".
Pragmática, Dra. Sicrana contratou uma agência que fazia tudo no digital: site, e-mail, Google Ads, SEO e até ferramentas de gestão. Três meses depois, o escritório tinha um site novo, formulários de contato, link para WhatsApp e um login para o cliente acompanhar o processo.
"Está tudo integrado ao CRM", disseram. "Qual CRM?", perguntou a advogada. "O do site.". A partir dali, a palavra "digitalização" virou um sinônimo elegante para "nova camada de confusão".
Os leads chegavam por e-mail, o atendimento seguia pelo WhatsApp, os contratos ficavam no Dropbox, as petições em pastas locais, e os prazos… com Dona Fulana.
O escritório, enfim, tinha tecnologia, mas continuava dependendo de uma pessoa. A secretária continuava sendo o coração do escritório, mas agora com uma planilha compartilhada em nuvem, três backups e uma pasta chamada “NÃO MEXER”.
Dona Fulana continuava operando como antes: lembrando prazos de cabeça, organizando tarefas no papel e, discretamente, corrigindo as falhas do "novo sistema". Quando algo travava, ela resolvia manualmente. Quando um cliente não recebia retorno, ela ligava. A automação virava gesto humano, e o escritório seguia funcionando, apesar da tecnologia, não por causa dela.
O colapso veio num feriado. Dona Fulana pegou uma virose e ficou afastada por dez dias. Em menos de uma semana, a experiente advogada, Dra. Sicrana, descobriu que o sistema não enviava alertas, os leads do site não caíam no CRM e somente a secretária sabia atualizar as planilhas.
Quando um cliente pediu uma cópia de contrato, ela procurou em todos os diretórios: Dropbox, Onedrive, Google Drive, Downloads, e até na pasta “versão_final_última_mesmo”.
Nada. Por fim, recorreu à secretária ainda de atestado. Dona Fulana respondeu, lacônica, por mensagem: "Tá na pasta azul, dentro do armário, atrás do monitor antigo."
Dez dias depois, quando voltou, reorganizou tudo em silêncio. No fim do expediente, olhou para a chefe com a serenidade de quem conhece o próprio valor, e o limite da tecnologia: "Doutora, o problema não é o sistema. Ele até que é bonitinho... mas quando o rapaz me perguntou o que precisava funcionar, eu percebi que nem eu sabia explicar todo o processo."
A segunda tentativa: quando o sistema vira uma armadilha
Depois da virose de Dona Fulana, o escritório entendeu que precisava agir.
A modernização não podia depender de sorte, era hora de adotar um sistema jurídico de verdade.
Desta vez, decidiram não reinventar a roda. Nada de agências generalistas ou soluções sob medida que pareciam geniais no papel e desastrosas no dia a dia. A opção foi clara: um sistema de prateleira para escritórios de advocacia, com promessa de automação, controle de prazos, gestão de clientes e documentos, tudo “na nuvem”.
O site do fornecedor exibia depoimentos inspiradores de escritórios de sucesso e um vídeo com uma advogada sorridente digitando em um dashboard colorido. Dra. Sicrana assinou o contrato sem hesitar.
Nos primeiros dias, a sensação era de vitória. Planos de trabalho, alertas de prazos, cadastros automáticos, integração com tribunais. Enfim, um sistema que prometia substituir o instinto infalível de Dona Fulana.
Mas o encantamento durou menos que um embargo declaratório.
Como o escritório tinha muitos clientes e processos, a implantação levou alguns meses e foi feita aos poucos, pela Dona Fulana, com a ajuda gentil dos meninos do suporte. Porém, aos poucos, começaram a surgir valores adicionais.
"Dra. Sicrana, precisamos de mais espaço na nuvem", disse a secretária. Tudo certo, pensou a advogada, desde o início sabia que o cálculo de armazenamento era frágil demais. São somente poucos reais a mais por mês.
"Dra. Sicrana, o contador precisa de acesso ao sistema, precisamos de um usuário a mais". Sem problemas, isso vai agilizar alguns processos.
"Dra. Sicrana, acabou o período de testes de um tal de 'Alertas de Publicação' e 'Rastreamento de OAB', é pra pagar?". A conta começou a ficar salgada, mas é tudo necessário.
"Dra. Sicrana, a senhora quer comprar um add-on para fazer o agendamento pelo site? O menino do site falou que dá pra usar o mesmo formulário.". Mais gastos, mas talvez traga mais clientes.
"Dra. Sicrana....", a advogada cortou a secretária e falou "Pare! Não quero pagar mais nada para essa gente! A conta mensal está astronômica!!".
Acontece que os os "limites ocultos" do sistema, os pacotes adicionais, novos módulos à parte sendo lançados, espaço extra na nuvem e outros custos de upgrade já custavam muito mais do que o salário da Dona Fulana.
Cada funcionalidade era vendida como um "melhor investimento para o escritório", mas, somados, tornavam o sistema um novo tipo de passivo: previsível na dor, imprevisível no custo.
Dona Fulana, que agora se tornara usuária avançada, suspirava diante de cada notificação de limite atingido. "Doutora, parece que o sistema cobra pra respirar", disse certa manhã.
Foi quando Dra. Sicrana percebeu que o problema tinha mudado de nome, mas não de natureza: antes, dependiam demais de uma pessoa; agora, dependiam demais de um fornecedor.
Quando tudo parecia resolvido, a conta mostrou o contrário.
A terceira tentativa: consultoria profissional
Dra. Sicrana decidiu procurar um consultor em tecnologia, alguém que entendesse o tema com o distanciamento necessário, que não vendesse um sistema específico, mas sim um diagnóstico.
O profissional chegou sem prometer milagres. Pediu para conversar primeiro com Dona Fulana. Quis entender como ela organizava o escritório antes, quais informações eram realmente úteis e onde o sistema atual falhava em relação à prática real.
Depois, reuniu-se com Dra. Sicrana. Falou sobre projeções, sobre escala, sobre a diferença entre ter tecnologia e ter previsibilidade operacional. Fez perguntas simples como "O que a senhora quer controlar, dados ou decisões?" e "Quais suas pretensões para os próximos anos para o escritório de advocacia?".
Em duas semanas, apresentou o diagnóstico: o sistema era bom, mas estava mal configurado. Faltava parametrização, integração e, sobretudo, clareza de propósito. Um pouco de treinamento para secretária, corte de usuários que não precisavam de acesso ao sistema e gestão correta de documentos, já reduziria os custos mensais sem sacrificar funcionalidades ou precisar trocar de sistema.
Com base nisso, redesenharam o fluxo do escritório, organizaram as pastas, definiram padrões de documentos e limites reais de uso. Não trocaram de plataforma, mas desta vez, com critérios técnicos, puderam ter previsibilidade de custos e flexibilidade operacional.
O mesmo sistema de prateleira, parametrizado com método e senso de realidade, finalmente trouxe ordem. Os prazos ficaram automatizados, as intimações chegavam em tempo, os clientes tinham acesso transparente e Dona Fulana, pela primeira vez em trinta anos, pôde sair de férias sem deixar um manual de sobrevivência.
No fim, Dra. Sicrana entendeu o que todo gestor digital aprende tarde demais:
tecnologia não é um gasto, é uma decisão estratégica. E sistema bom não é o mais caro nem o mais famoso, é aquele que você entende, confia e consegue explicar em uma frase simples.
🧠 O que aprendemos com isso
- Automatizar sem repensar o método é digitalizar o caos. Nenhum software resolve o que a gestão ainda não entendeu ou não consegue explicar. Sistemas de prateleira para advogados, como Advbox e Astrea, são ideais para quem está nesse estágio já que resolvem a gestão do escritório de advocacia e automatiza processos jurídicos, a partir de parametrizações.
- Nem todo sistema é solução, alguns são armadilhas elegantes. Softwares de prateleira funcionam bem quando bem configurados; mal parametrizados, viram passivos com dashboards bonitos. Implantar corretamente com treinamento adequado dos usuários é o passo mais importante depois de cotratar. Infelizmente, o fornecedor nem sempre orienta o usuário como economizar no sistema.
- Custo previsível é parte da eficiência. Planos modulares parecem flexíveis, mas sem gestão viram um labirinto de cobranças e dependências. Entender as necessidades, simular cenários e conversar com a equipe é essencial antes da contratação.
- Toda tecnologia precisa de cérebro humano. Dona Fulana é insubstituível, mas o sistema certo permite que ela finalmente tire férias sem risco de colapso.
- Modernizar é alinhar processos, não apenas comprar ferramentas. O escritório que realmente evolui documenta, organiza e treina antes de assinar qualquer contrato digital.
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